Od července 2011 do dubna 2013 byl realizován grantový projekt „Komplexní řízení kvality v organizacích poskytovatelů sociálních služeb v regionech Vysočina, Pardubickém a Královéhradeckém“. V rámci projektu byl implementován Systém řízení kvality sociálních služeb (dále „Systém QMSS“) v 8 zařízeních sociálních služeb v kraji Vysočina, Pardubickém a Královéhradeckém kraji (BERENIKA-Vysoké Mýto, sdružení pro pomoc těžce zdravotně postiženým osobám; Centrum sociálních služeb Naděje Broumov – úsek pečovatelské služby; Domov důchodců a Ústav sociální péče Česká Skalice; Fokus Vysočina; MIREA denní stacionář, o.p.s.; Šance pro Tebe, o.s.; Sociální služby Lanškroun; ÚSP pro mládež Kvasiny).
Příjemcem dotace je firma EuroProfis, s.r.o. spolu s občanským sdružením JOB o.s., kteří již tento Systém QMSS vytvořili a pilotně ověřili v 6 zařízeních různých typů sociálních služeb v Královéhradeckém kraji v letech 2009 – 2010. Toto je již druhý projekt tohoto typu, který je zaměřen na nově vybrané poskytovatele soc. služeb.
Na začátku srpna 2011 se uskutečnilo Úvodní setkání, kterým začal projekt „Komplexní řízení kvality v organizacích poskytovatelů sociálních služeb v regionech Vysočina, Pardubickém a Královéhradeckém“, CZ.1.04/3.1.03/66.00095. Od konce srpna do konce září 2011 byla provedena u všech 8 poskytovatelů soc. služeb analýza podmínek realizovatelnosti. Tým konzultantů s celým implementačním týmem daného zařízení zkontroloval připravenost poskytovatele na implementaci systému QMSS ve 3 oblastech – záměry organizace, dostatečná kapacita pracovníků, zkušenosti vedení a pracovníků se zaváděním systému kvality a finanční oblast z několika hledisek. Během září a října 2011 u všech 8 poskytovatelů soc. služeb proběhla analýza výchozího stavu. Porovnávali se stanovené cílové stavy jednotlivých struktur systému QMSS s úrovní jejich naplnění v dané organizaci. Zjištěné výsledky se projevily v tzv. Implementačním plánu.
V každém z 8 zařízení proběhlo celkem 12 konzultačních schůzek týkající se přímo implementace. Schůzky-konzultace začaly v listopadu 2011 a ukončeny byly v říjnu 2012. Na schůzkách se postupně probíraly jednotlivé struktury systému QMSS (struktura záměrů, struktura poskytovaných služeb, organizační struktura, struktura procesů, struktura dokumentace) a tvořily se závazné výstupy. Během konzultací byly členům implementačního týmu daného zařízení cíleně předávány informace a zkušenosti s implementací systému QMSS a byli podporováni při tvorbě výstupů. V závěru konzultací byla sestavena a mezi zaměstnance zařízení distribuována pravidla týkající se fungování a udržování systému QMSS.
U každého z poskytovatelů proběhly za dobu implementace systému QMSS dvě supervize. V lednu a únoru 2012 proběhla první supervize u všech poskytovatelů služeb, druhé probíhaly v červenci a srpnu 2012. Cílem byla podpora procesu implementace systému QMSS v zařízeních z pohledu jejího interního řízení, podpory týmové spolupráce, komunikace, koordinace a delegování úkolů z ní vznikajících. Jednalo se o zaměření na oblast řešení interpersonálních vztahů, motivace, řešení nestandardních situací a přenosu informací. Supervize tedy řešila témata spojená s řízením implementace a řízení lidí, nikoli problematiku zavádění systému QMSS.
V listopadu 2012 a lednu 2013 proběhlo hodnocení implementace. Cílem zhodnocení implementace bylo provést hodnocení implementace systému QMSS z vícero pohledů, tedy potvrzení míry zavedení systému v dílčích strukturách a míry provázanosti systému napříč strukturami. V každém zařízení se uskuteční 2 typy auditů – interní a externí. Interní audity u všech poskytovatelů sociálních služeb proběhly v listopadu 2012. Oba typy auditů objektivizují celkové hodnocení implementace. Interní audity v jednotlivých zařízeních provedly interní auditorské týmy (IAT) složené z vedoucího hodnotitele a dvou auditorů. Realizací je podpořena kompetence členů IAT ze zařízení a bude podpořena vize budoucích interních auditorů. Externí audity proběhly v lednu 2013 a provedly je externí auditorské týmy (EAT) složené z vedoucího hodnotitele – externího auditora a hodnotitele – externího auditora (supervizoři, kteří se nepodíleli na supervizi v daném zařízení). Realizací externího auditu se podpořila kompetence pracovníků zařízení v oblasti vnímání souvislostí systému QMSS, popisu vlastní praxe, hledání důkazů a schopností argumentovat v rámci externího prověřování.
Dne 8.2.2013 proběhlo Závěrečné setkání s poskytovateli k auditům, jehož cílem bylo shrnutí výstupů auditů, podání zpětné vazby a zodpovězení dotazů účastníků a uzavření aktivity zaměřené na interní a externí audity systému QMSS. Závěrečné setkání potvrdilo, že audity byly vhodným nástrojem pro zhodnocení průběhu implementace a umožnili definovat doporučení k další práci na systému, což přispělo významně k zajištění udržitelnosti výstupů projektu a vytvořilo předpoklady pro důstojné ukončení projektu formou závěrečné konference.
Dne 5. dubna 2013 byla uskutečněna Závěrečná konference projektu. Cílem konference bylo sumarizovat, vyhodnotit a prezentovat výsledky všech aktivit projektu se zaměřením na vzájemné seznámení poskytovatelů sociálních služeb a zástupců jednotlivých krajských úřadů s výsledky a výstupy implementace systému, zhodnocení implementace, společné sdílení zkušeností a zážitků z implementace a hodnocení systému QMSS pracovníkům poskytovatelů, členům realizačního týmu a zástupcům zadavatele a získání zpětné vazby od pracovníků poskytovatelů. Účast na konferenci byla otevřena i zástupcům dalších poskytovatelů a pracovníkům krajských úřadů, kteří projevili zájem seznámit se se systémem QMSS a zkušenostmi s jeho implementací. Pozvání obdrželi také představitelé regionálních médií. Závěrečná konference potvrdila přínos systému QMSS pro všechny organizace, které tento systém implementovaly. Nikdo z účastníků – implementujících zařízení nedeklaroval, že by implementace pro ně nebyla přínosem. Všechny služby prezentovaly své znalosti na dobré úrovni, což samo o sobě svědčí o tom, že systém řízení je zároveň i systémem učení, který rozvíjí všestranně dovednosti týmů.
Při závěrečné evaluační schůzce na konci projektu byl projekt zhodnocen jako úspěšný, naplnil všechna očekávání s ním spojená, a ukázalo se, že pro životaschopnost systému QMSS je potřebný jeho další rozvoj ve smyslu zlepšujících úprav jak v požadavcích systému, tak ve způsobu jeho implementace (systém se musí sám od sebe učit). Cílem těchto úprav by mělo být zefektivnění přínosu systému pro organizace a zefektivnění způsobu jeho implementace. Další rozvoj je nezbytný u jakéhokoliv systému řízení kvality, který má být životaschopný, dlouhodobě udržitelný a prospěšný dané organizaci.
Průběh projektu potvrdil důležitost optimálního nastavení podmínek realizovatelnosti systému QMSS. Systém se nejlépe dařilo implementovat v těch organizacích, které měly vytvořeny dostatečné podmínky především v oblasti personální (stabilní, motivovaný tým s předchozími zkušenostmi s řízením kvality).
Velmi důležitou roli ve všech fázích implementace i realizace projektu, hrála na straně poskytovatelů jejich kultura, která se významně podílela na míře úspěšnosti implementace.